Araştırmacı Sorumlulukları: Özel Nitelikli Veriler ve Çocuk Katılımcılar

Anketlerinizde topladığınız kişisel veriler bakımından veri sorumlusu sizsiniz. Bu sayfa, özellikle riskli iki alanda (özel nitelikli kişisel veriler ve 18 yaş altı katılımcılar) sorumluluklarınızı ve platformdaki araçlarla bunları nasıl karşılayabileceğinizi anlatır. Rollerin tamamı: Veri İşleme Sözleşmesi.

1. Özel nitelikli kişisel veriler nelerdir?

KVKK m.6'ya göre aşağıdaki veriler özel nitelikli (hassas) sayılır:

ırk, etnik köken,
siyasi düşünce,
felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar,
kılık ve kıyafet,
dernek, vakıf veya sendika üyeliği,
sağlık bilgisi ve cinsel hayat,
ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler,
biyometrik ve genetik veriler.

Bir soru doğrudan bu bilgileri istemese de yanıtlardan çıkarım yapılabiliyorsa (örneğin "hangi ilacı kullanıyorsunuz"), o veri sağlık verisi olarak değerlendirilir.

2. Ne zaman ve hangi şartla toplayabilirsiniz?

Özel nitelikli veriler ancak KVKK m.6'daki şartlardan biri varsa işlenebilir. Anket çalışmalarında uygulamada en sık karşılaşılan yol açık rızadır. Açık rızanın geçerli olması için:

belirli bir konuya ilişkin olmalı (hangi veri, hangi amaç),
bilgilendirmeye dayanmalı (aydınlatma metni önce gösterilmeli),
özgür iradeyle verilmeli (katılımı zorunlu tutan bir yapı kurmayın),
önceden işaretlenmiş bir kutu ile alınmamalı,
geri alınabilir olmalı ve bunun yolu katılımcıya yazılmalı.

Sağlık verileri bakımından ilgili mevzuattaki ek şartların da karşılanması gerekir. Kurumunuz adına çalışıyorsanız iç veri yönetimi kurallarınızı da gözetin.

3. Etik kurul onayı

Akademik araştırmalarda, özellikle insan katılımcılardan veri toplayan çalışmalarda, kurumunuzun etik kurulundan onay almanız gerekir. Onayın kapsamı ile anketinizin kapsamı (sorulan veriler, katılımcı grubu, saklama süresi) birbirine uymalıdır. YouReply etik kurul onayını denetlemez; bu sorumluluk araştırmacıdadır.

4. Veri minimizasyonu ve anonim mod

Araştırma sorunuz için gerekmeyen hiçbir veriyi istemeyin. "İleride lazım olur" diye sorulan sorular veri minimizasyonuna aykırıdır.
Katılımcının kim olduğunu bilmeniz gerekmiyorsa Ayarlar bölümündeki "Anonim yanıtlar" seçeneğini açın: bu seçenek açıkken IP adresi ve konum bilgisi saklanmaz.
Ad, e-posta veya telefon gibi doğrudan tanımlayıcıları yalnızca gerçekten gerekiyorsa (örneğin çekiliş veya takip görüşmesi) sorun ve bunu ayrı bir onayla toplayın.

5. "Meta bilgi" sorusu uyarısı

Soru paletindeki "Meta bilgi" alanı; tarayıcı (user agent), platform, dil ve ekran bilgisi gibi teknik verileri yanıtın içine kaydeder. Bu alan bir yanıt alanı olduğu için anonim yanıt modunda da çalışır: anketiniz anonim olsa bile bu bilgiler toplanır ve dışa aktarmada görünür. Bu veriler tek başına veya başka verilerle birleştirildiğinde katılımcının ayırt edilmesine katkı verebilir. Kullanacaksanız aydınlatma metninizde belirtin; gerekmiyorsa bu alanı ankete eklemeyin.

6. Dosya yükleme ve imza soruları uyarısı

Dosya yükleme ve imza sorularına verilen yanıtlar, bağlantı adresini bilen herkesin oturum açmadan görüntüleyebileceği biçimde saklanır. Bu nedenle:

kimlik belgesi, pasaport, sağlık raporu, reçete gibi hassas belgeleri bu soru tipiyle toplamayın;
katılımcılara hangi dosyaları yüklemeleri gerektiğini açıkça yazın ve gereksiz belge istemeyin;
dosya bağlantılarını üçüncü kişilerle paylaşmayın, sunum ve raporlara yapıştırmayın.

7. Takma adlaştırma

Katılımcıyı takip etmeniz gerekiyorsa (örneğin ön test ve son test eşleştirmesi), doğrudan kimlik bilgisi yerine araştırmaya özgü bir katılımcı kodu kullanın. Kodu anket bağlantısındaki "Gizli Alan" ile taşıyabilirsiniz. Kod ile kimlik arasındaki eşleştirme listesini ankette değil, ayrı ve erişimi sınırlı bir yerde tutun; çalışma bittiğinde listeyi imha edin.

8. Aydınlatma ve onay araçları

"Onay metni" ayarı: Ayarlar bölümündeki bu alan doldurulduğunda, ankete başlamadan önce bir "Katılım Onayı" ekranı gösterilir. Katılımcı "Okudum ve onaylıyorum" veya "Reddediyorum" seçeneğini kullanır. Aydınlatma metninizi buraya yazabilirsiniz.
"Onay kutusu" hazır alanı: Soru paletindeki bu alan, ayrı bir açık rıza veya aydınlatma onayı kutusu eklemek için kullanılabilir. Kutuyu önceden işaretli hâle getirmeyin.
Aydınlatma metninizde en azından şunlar bulunmalıdır: veri sorumlusunun kimliği, verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere aktarılacağı, saklama süresi ve KVKK m.11 haklarının nasıl kullanılacağı.

9. Saklama ve silme

Verileri araştırma amacınız için gereken süreden uzun tutmayın; bir saklama süresi belirleyin ve yazın.
Yanıtlarınızı Excel (.xlsx) veya CSV olarak dışa aktarabilirsiniz. Dışa aktardığınız dosyalar sizin sorumluluğunuzdadır: paylaşımını sınırlayın.
Uygulamada anket ve yanıt silme işlevi yoktur; silme, hesabınızda kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@youreply.com.tr adresine yazılı talep iletilerek istenir. Ayrıntı: Hesap ve Veri Silme.

10. Çocuk katılımcılar

YouReply hesabı açmak için 18 yaşını doldurmuş olmanız gerekir. Anketinizin katılımcıları ise 18 yaşın altında olabilir; bu durumda ek sorumluluklarınız doğar.

Veli veya vasi onayı: 18 yaş altındaki katılımcılardan veri toplarken, gerekli hâllerde veli veya vasinin onayını almanız gerekir. Onayın kapsamı çocuğa sorulacak verilerle sınırlı olmalıdır.
Kurumsal izinler: Okul, kurs veya benzeri bir kurum üzerinden ulaşıyorsanız, ilgili kurumun ve gerekiyorsa il millî eğitim müdürlüğü gibi makamların iznini alın. Etik kurul onayı ayrıca gerekir.
Yaş doğrulaması yoktur: Platformda katılımcının yaşını doğrulayan bir mekanizma bulunmaz. Katılımcı grubunu sınırlamak sizin tasarımınıza bağlıdır.
Önerilen kalıp: Anketin ilk sayfasına bir eleme sorusu koyun (örneğin yaş aralığı), buna "Ele" eylemi taşıyan bir mantık kuralı bağlayın ve uygun olmayan katılımcıyı ankete hiç başlatmayın. Çocuk katılımcı hedefliyorsanız "Onay metni" ekranını veliye hitaben yazın ve onayın veli tarafından verildiğini doğrulayan bir onay kutusu ekleyin.
En az veri: Çocuklara yönelik anketlerde soruları ve toplanan veriyi mümkün olan en düşük düzeyde tutun; anonim yanıt modunu tercih edin.