Veri İşleme Sözleşmesi

Bu metin, YouReply Anket üzerinde anket yürüten araştırmacı ile YouReply arasında, anket verilerinin işlenmesine ilişkin karşılıklı yükümlülükleri düzenler. Metin, Kullanım Şartları belgesinin ekidir ve platformu kullandığınız sürece uygulanır.

1. Taraflar ve roller

• Anket verileri: Anketin içeriğine, kime sorulacağına ve toplanan verinin ne amaçla kullanılacağına araştırmacı karar verir. Bu veriler bakımından veri sorumlusu araştırmacıdır; YouReply yalnızca veri işleyen sıfatıyla, araştırmacının talimatı doğrultusunda hareket eder.
• Hesap, sipariş, fatura ve destek verileri: Bu veriler bakımından veri sorumlusu YouReply'dır. Ayrıntı: Üyelik ve Hesap Aydınlatma Metni ve Müşteri ve Abonelik Aydınlatma Metni.

Araştırmacı bir kurum adına hareket ediyorsa, veri sorumlusu sıfatı o kuruma aittir; hesabı kullanan kişi kurumu temsil ve ilzama yetkili olduğunu beyan etmiş sayılır.

2. Sözleşmenin konusu

Bu sözleşmenin konusu, YouReply'ın anket hizmetini sunarken araştırmacı adına işlediği kişisel verilere ilişkin işleme şartları, tarafların yükümlülükleri ve güvenlik tedbirleridir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.12/2 uyarınca, veri sorumlusu ile veri işleyen arasındaki ilişki bu metinle yazılı hâle getirilir.

3. İşlemenin süresi, niteliği ve amaçları

• Süre: Araştırmacının hesabı ve verileri platformda bulunduğu sürece; sözleşmenin sona ermesinden sonra yalnızca 8. maddedeki silme ve iade işlemleri için gereken süre boyunca.
• Niteliği: Barındırma, saklama, anketin katılımcılara sunulması, yanıtların kaydedilmesi, araştırmacıya gösterilmesi ve dışa aktarılması.
• Amaç: Yalnızca anket hizmetinin sunulması, sürdürülmesi ve güvenliğinin sağlanması. YouReply bu verileri kendi amaçları için, örneğin pazarlama veya profilleme için kullanmaz, satmaz ve reklam amacıyla paylaşmaz.

4. Veri kategorileri ve veri sahipleri

Hangi kişisel verilerin işleneceğini araştırmacı belirler: anketteki soruları araştırmacı yazar. Platformun yapısı gereği işlenebilecek veriler şunlardır:

Veri sahipleri: Anketi yanıtlayan katılımcılar; araştırmacının anketine kendi verisini giren diğer kişiler.

5. YouReply'ın (veri işleyen) yükümlülükleri

• Talimata bağlılık: YouReply, anket verilerini yalnızca hizmetin sunulması için ve araştırmacının platformu kullanma biçimiyle verdiği talimatlar doğrultusunda işler. Araştırmacının anketi yayımlaması, ayarları seçmesi, veriyi dışa aktarması ve silme talebi iletmesi talimat sayılır. Mevzuattan doğan bir yükümlülük nedeniyle talimat dışında işleme gerekirse, yasak olmadıkça araştırmacı bilgilendirilir.
• Gizlilik: Verilere erişebilen çalışanlar görevleri gereği ve yalnızca gerekli ölçüde erişir; gizlilik yükümlülüğü altındadır.
• Güvenlik tedbirleri: KVKK m.12 kapsamında alınan başlıca tedbirler şunlardır: siteye ve uygulamalara erişim HTTPS (TLS) üzerinden sağlanır ve güvenli bağlantı HSTS ile zorunlu tutulur; oturum çerezleri JavaScript ile okunamayacak biçimde (httpOnly) ayarlanır; hesap içinde rol tabanlı erişim uygulanır; kurum hesaplarında alan adı doğrulamasından sonra SAML 2.0 veya OIDC ile kurumsal tek oturum açma kullanılabilir; veritabanı düzenli olarak yedeklenir ve yedekler ayrı bir yedekleme makinesine alınır.
• Yardım yükümlülüğü: Bir katılımcı YouReply'a başvurursa, başvuru ilgili araştırmacıya iletilir; araştırmacının KVKK m.11 kapsamındaki taleplere cevap verebilmesi için makul destek sağlanır.
• İhlal bildirimi: Anket verilerini etkileyen bir veri ihlali öğrenildiğinde, araştırmacıya gecikmeksizin bilgi verilir; araştırmacının Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için elimizdeki bilgiler paylaşılır.
• Kayıtlar: Hesapta yapılan yönetim işlemleri denetim kaydına yazılır; kurum hesabında hesap sahibi ve yöneticiler bu kaydı görebilir.

6. Verilerin iadesi ve silinmesi

• İade: Araştırmacı, yanıtları dilediği zaman kendi hesabından Excel (.xlsx) veya CSV olarak dışa aktarabilir. Dışa aktarma hizmet boyunca açıktır; ayrı bir talep gerekmez.
• Silme: Uygulamada anketleri ve yanıtları kendiniz silmenizi sağlayan bir işlev bulunmaz. Silme, hesabınızda kayıtlı e-posta adresinden kvkk@youreply.com.tr adresine yazılı talep iletilerek istenir ve ekibimiz tarafından elle gerçekleştirilir. Bu nedenle silmeden önce verilerinizi dışa aktarmanız önerilir.
• Yedekler: Silinen veriler, yedekleme döngüsü tamamlanana kadar yedeklerde kalabilir; yedekten geri dönülmesi gerekmedikçe bu kayıtlar kullanılmaz.

7. Alt işleyenler ve yurt dışına aktarım

Araştırmacı, hizmetin sunulması için aşağıdaki alt işleyenlerin kullanılmasına onay verir. Bu liste, anket verilerine erişebilen sağlayıcıları gösterir:

Anket görselleri ile dosya yükleme ve imza sorularına verilen yanıtlar Amazon S3'ün Almanya (Frankfurt) bölgesinde saklanır. Bu yurt dışı aktarım, KVKK m.9'da öngörülen aktarım mekanizmalarından birine (örneğin standart sözleşme) dayanılarak yapılır.

Dosya bağlantıları herkese açıktır: Yüklenen dosyalar ve imzalar, bağlantı adresini bilen herkes tarafından oturum açmadan görüntülenebilir. Bu nedenle kimlik belgesi, sağlık raporu gibi hassas belgelerin dosya yükleme sorusuyla toplanmaması gerekir.

Alt işleyen listesi Alt İşleyenler Listesi sayfasında yayımlanır. Değişiklikler bu sayfada ve sayfanın son güncelleme tarihinde duyurulur; araştırmacının listeyi izlemesi beklenir.

8. Araştırmacının (veri sorumlusu) yükümlülükleri

• Topladığı kişisel veriler için KVKK m.5 ve gerekiyorsa m.6 kapsamında bir işleme şartı bulunduğundan emin olmak; açık rıza gerekiyorsa rızayı usulüne uygun almak.
• Katılımcıları aydınlatmak: veri sorumlusunun kim olduğu, verinin hangi amaçla işlendiği ve hakların nasıl kullanılacağı anket içinde açıkça yazılmalıdır. Platformdaki "Onay metni" ayarı, ankete başlamadan önce bir "Katılım Onayı" ekranı gösterir; soru paletindeki "Onay kutusu" hazır alanı ise aydınlatma metnine ilişkin onay kutusu için kullanılabilir.
• Veri minimizasyonu: araştırma amacı için gerekmeyen soruları sormamak; kimlik bilgisi gerekmiyorsa anonim yanıt modunu kullanmak.
• Özel nitelikli kişisel veriler ve çocuk katılımcılar için ek yükümlülükleri yerine getirmek. Ayrıntı: Araştırmacı Sorumlulukları: Özel Nitelikli Veriler ve Çocuk Katılımcılar.
• Dosya yükleme sorusuyla hassas belge toplamamak (7. madde) ve "Meta bilgi" sorusunun cihaz bilgisi topladığını bilerek kullanmak.
• Katılımcılardan gelen başvuruları yanıtlamak. Veri sorumlusu sıfatı araştırmacıda olduğu için başvuruların muhatabı araştırmacıdır.
• Hesabına eklediği ekip üyelerinin erişim yetkilerini gözden geçirmek ve gereksiz erişimi kaldırmak.

9. Süre ve sona erme

Bu sözleşme, araştırmacının platformu kullanmaya başlamasıyla yürürlüğe girer ve anket verileri platformda bulunduğu sürece devam eder. Kullanım sona erdiğinde YouReply, 6. maddedeki silme ve iade yükümlülükleri ile mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri dışında anket verilerini işlemeye devam etmez.

10. Diğer hükümler

Bu metin, Kullanım Şartları belgesinin ekidir. Kullanım Şartları ile bu metin arasında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bir çelişki bulunursa bu metin uygulanır. Sözleşme Türkiye Cumhuriyeti hukukuna tabidir.

Sorularınız ve imzalı bir nüsha talepleriniz için kvkk@youreply.com.tr adresine yazabilirsiniz.